Ochrana osobných údajov

Tieto zásady vysvetľujú, ako spoločnosť startIT s. r. o. ako prevádzkovateľ služby Silný rod (ďalej „prevádzkovateľ“ alebo „my“) spracúva osobné údaje podľa nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR) a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov. Zodpovednú osobu sme nevymenovali, pretože nám to právne predpisy neukladajú; so všetkými otázkami sa obráťte na info@silnyrod.sk.

1. Prevádzkovateľ

startIT s. r. o.
Sídlo: Ožvoldíkova 4, 841 02 Bratislava – mestská časť Dúbravka
IČO: 52 275 043
Zápis: Obchodný register Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sro, vložka č. 136212/B
Kontakt pre ochranu osobných údajov: Dominika Vovková, e-mail info@silnyrod.sk, telefón +421 919 271 987

2. Aké údaje spracúvame

– Kontaktné údaje klienta: meno a priezvisko, e-mail, telefón, prípadne fakturačná a doručovacia adresa.
– Údaje z dotazníka a komunikácie: informácie o rodine, ktoré nám poskytnete, správy v klientskej zóne, prihlasovacie meno (heslo ukladáme len v nevratne zašifrovanej podobe – ako hash).
– Prílohy: fotografie a dokumenty, ktoré nám pošlete alebo nahráte.
– Platobné a účtovné údaje: faktúry, prijaté platby.
– Technické údaje: IP adresa pri prihlásení a bezpečnostných udalostiach (záznam auditu), odvodený odtlačok (hash) IP adresy pri odoslaní dotazníka (ochrana pred zneužitím), technické záznamy servera u poskytovateľa hostingu.

Údaje o predkoch – zosnulých osobách – nie sú osobnými údajmi podľa GDPR. Zaobchádzame s nimi napriek tomu dôverne a bez vášho súhlasu ich nezverejňujeme.

Údaje žijúcich príbuzných: ak nám uvediete údaje žijúcich osôb (napr. súrodencov, detí, bratrancov), spracúvame ich len v rozsahu nevyhnutnom na zostavenie rodokmeňa (spravidla meno, rok narodenia a príbuzenský vzťah), nikdy ich nezverejňujeme a v ukážkach ich vynechávame. Prosíme, uvádzajte len potrebné údaje a svojich príbuzných o tom informujte. Osobitné kategórie údajov (napr. o zdraví) od vás nežiadame.

3. Účely a právne základy

– Vybavenie vstupného dotazníka a príprava ponuky – opatrenia pred uzavretím zmluvy na vašu žiadosť (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR).
– Plnenie zmluvy – výskum, rodokmeň, kniha, webový strom, klientska zóna a komunikácia s vami (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR).
– Údaje žijúcich príbuzných uvedené klientom – oprávnený záujem klienta a náš na zostavení úplného rodokmeňa pri dodržaní minimalizácie (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
– Účtovné a daňové povinnosti a vybavovanie reklamácií (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR, najmä zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve a zákon č. 108/2024 Z. z.).
– Bezpečnosť webu a klientskej zóny – prihlásenie, obmedzenie pokusov, záznam auditu (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).
– Preukazovanie, uplatňovanie a obhajoba právnych nárokov (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Poskytnutie údajov je dobrovoľné, bez kontaktných údajov však nemôžeme pripraviť ponuku ani plniť zmluvu. Údaje nepoužívame na marketing, profilovanie ani automatizované rozhodovanie.

4. Doba uchovávania

– Dotazník, z ktorého nevznikla zmluva: 12 mesiacov od odoslania, potom ho vymažeme.
– Projektové údaje (podklady, výstupy, komunikácia, klientsky účet): počas trvania zmluvy a 5 rokov od jej splnenia (reklamácie, právne nároky, dotlač knihy). Na vašu žiadosť ich vymažeme skôr, ak ich nepotrebujeme na plnenie zákonnej povinnosti alebo ochranu právnych nárokov.
– Účtovné doklady: 10 rokov po roku, ktorého sa týkajú (§ 35 zákona o účtovníctve).
– Bezpečnostné záznamy: neúspešné pokusy o prihlásenie 24 hodín, záznam auditu najviac 12 mesiacov, technické záznamy servera podľa nastavenia hostingu.

5. Príjemcovia

– Poskytovateľ webhostingu a servera (sprostredkovateľ) – web, databáza a súbory sú uložené na serveri v Európskej únii.
– Archívy, matričné úrady, farské úrady a iné inštitúcie – len v rozsahu konkrétnej žiadosti o záznam (spravidla údaje o predkovi; vaše meno len ak ho inštitúcia vyžaduje od žiadateľa).
– Tlačiareň a doručovateľ – pri tlači knihy, v rozsahu potrebnom na výrobu a doručenie.
– Externý účtovník – účtovné doklady.
– Poskytovatelia nástrojov umelej inteligencie – v rozsahu podľa článku 6.
– Orgány verejnej moci – len ak to ukladá zákon.

Údaje nepredávame a neposkytujeme tretím stranám na marketing.

6. Nástroje umelej inteligencie

Pri výskume využívame nástroje umelej inteligencie (AI), najmä na čítanie a prepis starých rukopisov, prehľadávanie digitalizovaných archívnych prameňov a triedenie nálezov. Pracujú prevažne s verejne dostupnými historickými záznamami o zosnulých osobách.

Vaše kontaktné údaje do nástrojov AI nevkladáme. Údaje žijúcich osôb do nich vkladáme len v rozsahu nevyhnutnom na vyhľadanie súvislostí (spravidla meno a rok narodenia). Uprednostňujeme služby, ktoré podľa zmluvných podmienok ich poskytovateľa nepoužívajú vložené údaje na trénovanie modelov. Niektorí poskytovatelia AI sídlia mimo EÚ (napr. v USA); prenos sa v takom prípade uskutočňuje len na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti (rámec ochrany údajov EÚ – USA) alebo štandardných zmluvných doložiek.

Každý výsledok AI overuje človek v pôvodnom prameni. AI o vás nerobí žiadne rozhodnutia.

7. Prenos do tretích krajín

Web, databáza a súbory sú uložené v Európskej únii. Písma a skripty webu načítavame z vlastného servera – nepoužívame Google Fonts, externé CDN, analytiku ani sociálne siete, takže vaša IP adresa sa pri návšteve webu neposiela tretím stranám. K prenosu mimo EÚ môže dôjsť len pri nástrojoch AI podľa článku 6, s primeranými zárukami.

8. Vaše práva

Máte právo na prístup k údajom (čl. 15 GDPR), ich opravu (čl. 16), vymazanie (čl. 17), obmedzenie spracúvania (čl. 18), prenosnosť (čl. 20) a právo namietať proti spracúvaniu na základe oprávneného záujmu (čl. 21). Ak by sme niektoré údaje spracúvali na základe súhlasu, môžete ho kedykoľvek odvolať bez vplyvu na zákonnosť predchádzajúceho spracúvania.

Žiadosti posielajte na info@silnyrod.sk. Vybavíme ich bezplatne do jedného mesiaca (v zložitých prípadoch s predĺžením o ďalšie dva mesiace, o čom vás budeme informovať). Pred vybavením môžeme overiť vašu totožnosť.

Ak sa domnievate, že spracúvaním porušujeme právne predpisy, môžete podať sťažnosť (návrh na začatie konania) na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava, www.dataprotection.gov.sk.

9. Bezpečnosť

– Web komunikuje len cez šifrované spojenie (HTTPS).
– Klientska zóna a administrácia sú chránené heslom; heslá ukladáme len ako hash, počet pokusov o prihlásenie je obmedzený a po 2 hodinách nečinnosti sa prihlásenie zruší.
– Účty klientov sú oddelené – každý klient vidí len svoje projekty a súbory.
– Nahrané súbory nie sú verejne dostupné; sprístupňuje ich len aplikácia po overení oprávnenia.
– K údajom majú prístup len poverené osoby viazané mlčanlivosťou.

10. Cookies

Používame len nevyhnutné cookies (relácia a prihlásenie, ochrana formulárov, voľba jazyka). Analytické, reklamné ani sledovacie cookies nepoužívame, preto nezobrazujeme súhlasovú lištu.

Podrobný zoznam cookies

11. Zmeny zásad

Zásady môžeme aktualizovať, napríklad pri zmene služieb alebo právnych predpisov. Aktuálne znenie je vždy zverejnené na tejto stránke; o podstatných zmenách budeme klientov informovať.